Økonomi
Tilskuddssøknader – Vi kan ta over søknadsskrivingen for klubben og søke om alle mulige midler som kreves for at klubben skal oppnå sine mål og gjennomføre sine prosjekter. Databasen vår inkluderer mer enn 200 givere vi kan søke støtte fra, noe som gir gode sjanser for finansiering. Vi sørger for at alle søknader er grundige og profesjonelt utformet for å øke sjansene for innvilgelse. I tillegg holder vi oversikt over frister og krav, slik at klubben aldri går glipp av viktige muligheter.
Utgående fakturering – I en hektisk arbeidsdag er det lett å glemme noe så viktig som å sende kunden en faktura. Med oss på laget kan du være sikker på at hver eneste faktura blir sendt til rett tid og med korrekt informasjon. Vi tilpasser faktureringsrutinene etter dine behov og sikrer at prosessen er effektiv og oversiktlig. På denne måten bidrar vi til bedre likviditet og mindre administrativt arbeid for deg.
Oppfølging av utgående faktura – Mange sliter med kunder som enten betaler for sent eller i verste fall ikke betaler mottatt faktura i det hele tatt. Vi følger opp alle som én med tydelig kommunikasjon og sikrer at din inntekt kommer inn som avtalt. Skulle noen fortsatt ikke ville betale, har vi inkassopartnere som hjelper deg med videre innkreving. På denne måten reduserer vi tap på utestående fordringer og sikrer en stabil økonomi for din bedrift.
Fakturering av medlemskontingenter og treningsavgifter – Frivillig arbeid gjøres ofte utenom arbeidstid, og det kan være vanskelig å få kontinuitet i fakturering av kontingent og treningsavgifter. Vi hjelper klubben med å sende ut fakturaer jevnlig, slik at alle medlemmer får tydelig informasjon om betaling. Via klubbens eget medlemssystem eller e-post sørger vi for at fakturaene kommer frem i tide. Dette sikrer en mer forutsigbar økonomi for klubben og mindre administrativt arbeid for de frivillige.
Purring og oppfølging av medlemmer – Vi kontakter alle det gjelder via telefon, SMS og/eller e-post for å få medlemmer til å betale utestående fordringer. Vi snakker med dem på en profesjonell og vennlig måte og prøver alltid å finne den beste betalingsløsningen. I tilfeller hvor noen har utfordringer med å betale, kan vi tilby fleksible løsninger som delbetaling eller utsatt frist. Målet vårt er å sikre at klubben får inn pengene sine, samtidig som vi ivaretar et godt forhold til medlemmene.
Annet backoffice-arbeid vi ofte hjelper til med:
-
Organisering, arkivering og digitalisering av dokumenter.
-
Besvare henvendelser, følge opp kunder og håndtere klager.
-
Samle og organisere økonomiske data, fakturaer og bilag for å sikre korrekt regnskapsføring.
-
Kontrollere at fakturaer er betalt og følge opp utestående beløp.
-
Registrering og oppfølging av arbeidstimer for ansatte, inkludert godkjenning og overføring til lønnssystemer.
-
Administrere og oppdatere kontrakter med leverandører og kunder.
Backoffice
Medlemsadministrasjon - Når vi følger opp ubetalte fakturaer, oppdager vi ofte medlemmer som har vært inaktive over en lengre periode. Dette gir oss en mulighet til å rydde opp i medlemsregistrene og sikre at de er oppdaterte. Ved å ha en korrekt oversikt over aktive medlemmer, kan klubben bedre planlegge sine aktiviteter og ressurser. Dette bidrar til en mer effektiv drift og et sterkere fellesskap blant de som deltar aktivt.
Administrasjon av fasiliteter – Administrasjon av fasiliteter innebærer en kontinuerlig oppgave med å organisere og vedlikeholde lokaler, hus og treningsflater. Vi vet av erfaring at dette krever både struktur og nøye oppfølging for å sikre en god brukeropplevelse. Uten tilstrekkelig fokus kan det lett oppstå forvirring blant brukerne, noe som kan påvirke både trivsel og effektivitet. I tillegg er en god administrasjon avgjørende for å sikre eventuelle inntekter ved utleie og optimal utnyttelse av fasilitetene.
Annet backoffice-arbeid vi ofte hjelper til med:
-
Organisering, arkivering og digitalisering av dokumenter.
-
Besvare henvendelser, følge opp kunder og håndtere klager.
-
Oppfølging av kontrakter og avtaler – Administrere og oppdatere kontrakter med leverandører og kunder.
-
Skrive og sende e-poster, brev og offisielle dokumenter.
-
Vi kan opptre som en rådgivere og assistenter for styret slik at styrearbeidet blir effektivt gjennomført.
-
Planlegging, oppfølging og koordinering av prosjekter for å sikre at mål, tidsfrister og budsjett overholdes.
HR
Medarbeiderundersøkelser - Medarbeiderundersøkelser gir verdifull innsikt i hvordan de ansatte trives og hva som kan forbedres i arbeidsmiljøet. Jevnlige temperaturmålinger bidrar til å forebygge negativitet og misforståelser, slik at utfordringer kan løses før de utvikler seg. Vi har lang erfaring med å skape en trygg og åpen dialog med ansatte, der alle blir hørt og respektert. I tillegg presenterer vi funnene på en inspirerende og konstruktiv måte for ledelsen, slik at de får et solid grunnlag for gode beslutninger.
Konflikthåndtering - Konflikter kan oppstå i enhver arbeidsplass, og det er viktig å håndtere dem på en profesjonell måte for å unngå at de eskalerer. Skulle det likevel oppstå gnisninger mellom ansatte, kan en nøytral tredjepart bidra til å dempe situasjonen og legge til rette for en konstruktiv dialog. Ved å lytte til begge parter og identifisere underliggende årsaker, kan vi finne løsninger som ivaretar både de involverte og arbeidsmiljøet. Målet er alltid å oppnå et kompromiss som sikrer et godt samarbeidsklima og en positiv arbeidskultur.
Personaladministrasjon – Vi sørger for at ansattelister alltid er oppdaterte, slik at virksomheten har full oversikt over sine ansatte til enhver tid. Fraværsregistrering håndteres effektivt for å sikre korrekt dokumentasjon og enkel oppfølging av sykefravær og annet fravær. Onboarding av nye ansatte gjennomføres strukturert, slik at de raskt blir integrert i bedriften og får en god start. Disse tjenestene er en viktig del av vårt tilbud, og vi jobber kontinuerlig for å sikre at personaladministrasjonen er både effektiv og oversiktlig for våre kunder.
Internkommunikasjon – Vi sikrer god internkommunikasjon ved å sende ut regelmessige nyhetsbrev som holder alle ansatte oppdatert på viktige saker og endringer i organisasjonen. Interne meldinger distribueres effektivt for å sikre at relevant informasjon når de rette personene til rett tid. Vi legger vekt på en smidig informasjonsflyt, slik at ansatte alltid har tilgang til nødvendig kunnskap for å utføre sine arbeidsoppgaver. Gjennom klare og godt strukturerte kommunikasjonsrutiner bidrar vi til en åpen og informert bedriftskultur.
Juridisk
Miljøfyrtårnsertifisering – Jeg fungerer som kontaktperson for utarbeidelse av nødvendig dokumentasjon for Miljøfyrtårnsertifisering. Dette innebærer å samle inn, strukturere og kvalitetssikre all relevant informasjon som kreves for sertifiseringsprosessen. I tillegg samarbeider jeg med ledelsen og eksterne rådgivere for å sikre at alle krav blir oppfylt. Målet er å legge til rette for en smidig sertifiseringsprosess og bidra til en mer bærekraftig drift.
Kvalitetssikring og internkontroll – Jeg har ansvar for oppfølging av prosedyrer, retningslinjer og revisjoner i virksomheten. Dette innebærer å sikre at alle rutiner etterleves, samt identifisere og implementere forbedringer der det er nødvendig. I tillegg utfører jeg internkontroller og koordinerer revisjoner for å sikre at kvalitetssystemet fungerer optimalt. Målet er å opprettholde en høy standard og sikre kontinuerlig forbedring av virksomhetens prosesser.
Oppfølging av HMS-krav – Jeg sørger for at bedriften følger helse-, miljø- og sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende regelverk. Dette inkluderer regelmessig gjennomgang av HMS-systemer, opplæring av ansatte og risikovurderinger for å forebygge ulykker og skader. I tillegg samarbeider jeg med ledelsen og ansatte for å skape en trygg og bærekraftig arbeidsplass. Målet er å sikre et godt arbeidsmiljø og redusere risikoen for helse- og sikkerhetsrelaterte hendelser.
Event
Organisering av bedriftsarrangementer – Å arrangere firmafester, seminarer og sosiale samlinger krever nøye planlegging og koordinering. Det innebærer å finne egnede lokaler, bestille catering og sørge for nødvendig teknisk utstyr. I tillegg må deltakerne informeres i god tid, og eventuelle spesielle behov eller preferanser må tas hensyn til. Etter arrangementet er det viktig å evaluere gjennomføringen for å forbedre fremtidige arrangementer.
Reisekoordinering – Å bestille billetter, hotell og lage reiseregninger er en viktig del av administrativ støtte for ansatte på farten. Det krever god oversikt over tilgjengelige transportmuligheter, hotellavtaler og eventuelle retningslinjer for reiseutgifter. For å sikre en smidig reiseopplevelse må alt planlegges i god tid, og endringer håndteres effektivt. Etter reisen må utlegg dokumenteres korrekt, og reiseregninger sendes inn for godkjenning og refusjon.
Salg
Håndtere anbud – Håndtering av offisielle forespørsler og henvendelser fra myndigheter, samarbeidspartnere eller kunder krever strukturert oppfølging og grundig dokumentasjon. Det innebærer å lese gjennom kravene nøye for å sikre at alle spesifikasjoner blir ivaretatt. Videre må nødvendige ressurser og kompetanse kartlegges for å utarbeide et konkurransedyktig tilbud. Til slutt sendes anbudet innen fristen, ofte etter intern kvalitetssikring og godkjenning.
Kravspesifikasjon – En kravspesifikasjon definerer hvilke behov og forventninger som stilles til et produkt, en tjeneste eller et prosjekt. Den må være tydelig formulert for å unngå misforståelser og sikre at leverandører forstår forventningene. Ofte inkluderer den tekniske detaljer, funksjonelle krav og eventuelle standarder som må følges. En godt utarbeidet kravspesifikasjon danner grunnlaget for en vellykket anskaffelse eller utviklingsprosess.
Innhenting av tilbud – Sammenligning av priser og forhandling med leverandører er en viktig del av innkjøpsprosessen. Først identifiseres potensielle leverandører som kan levere i henhold til kravene. Deretter innhentes tilbud som analyseres basert på pris, kvalitet og leveringstid. Forhandlingsprosessen sikrer at virksomheten får best mulig betingelser før avtalen inngås.
Planlegging av møter – Booke møterom er det første steget for å sikre en god ramme for møtet. Deretter sendes invitasjoner til deltakerne med relevant informasjon om tid, sted og formål. En godt forberedt agenda gir struktur og effektivitet, slik at møtet blir produktivt. Til slutt sørger man for nødvendig utstyr og eventuelle presentasjoner som skal brukes under møtet.
Marked
Drift av hjemmeside – Vi gjennomfører en strategisk analyse for å sikre at nettsiden oppfyller både brukerens og bedriftens behov. Vi produserer innhold som er relevant og engasjerende. Til slutt publiserer og vedlikeholder vi innholdet slik at nettsiden alltid er oppdatert og fungerer optimalt.
Presentasjonsarbeid – Vi utarbeider profesjonelle PowerPoint-presentasjoner som tydelig kommuniserer budskapet ditt. Dette innebærer bruk av visuelt tiltalende design, klare strukturer og overbevisende innhold. I tillegg lager vi rapporter som oppsummerer data og innsikt på en forståelig måte. Målet er å gi deg verktøy som styrker din kommunikasjon og hjelper deg med å engasjere publikum.
SoMe-oppdateringer – Vår digitale markedsfører hjelper til å produsere engasjerende innhold til sosiale medier. Dette inkluderer alt fra tekst og bilder til videoer og grafikk som treffer målgruppen. Vi sørger for at oppdateringene er strategisk planlagt for å øke synlighet og interaksjon.
IT
Bruker- og systemadministrasjon – Vi bistår ansatte med bruk av interne systemer og verktøy for å sikre en smidig og effektiv arbeidsdag. Enten det gjelder tekniske utfordringer, tilgangsproblemer eller opplæring i nye funksjoner, står vi klare til å hjelpe. Vår brukerstøtte bidrar til økt produktivitet og trygghet, slik at alle kan fokusere på sine arbeidsoppgaver uten unødige avbrudd.