Medlems-administrasjon

Ved å la oss håndtere medlemsadministrasjonen i klubben, frigjør vi tid for daglig leder, som kan fokusere på utvikling av klubben, medlemmene og sportslige aktiviteter, mens vi sørger for jevn oppfølging, ryddige medlemsregistre, rask håndtering av henvendelser, løsning av betalingsutfordringer og økt innbetaling.

Som deres samarbeidspartner kan vi hjelpe klubben med medlemsadministrasjonen ved å bistå med ryddejobb i medlemsregistrene, fakturering, purring og telefonisk kontakt for å avklare utelatt betaling. Vi kan ta over all ny fakturering av medlemskontingenter og treningsavgifter. Disse skal utsendes til avtalt tidspunkt, purres elektronisk via klubbens medlemssystem, og telefonisk kontakte alle som ikke har betalt, for å finne en best mulig løsning for begge parter, samt vedlikeholde registrene ukentlig, slik at nye medlemmer og utøvere får tilsendt faktura og får betalt.

Medlemssystemer

Vi er bevisste på at idrettslag og foreninger benytter ulike medlemssystemer, og har derfor opparbeidet oss kunnskap og god erfaring med mange av dem for å sikre fleksibilitet. Vårt samarbeid påvirker ikke valg eller bruk av medlemssystem, med mindre klubben selv ønsker en bedre løsning.

Medlemsystemer vi ofte jobber i:

• Min idrett

• Spond Club

• Hoopit

• Spoortz

• Tryggivann

Purring og oppfølging

For å sikre en ryddig og effektiv betalingsoppfølging sender vi først purringer via klubbens medlemssystem dersom en faktura forblir ubetalt. Dersom betalingen fortsatt ikke er innfridd etter flere påminnelser, tar vi direkte kontakt per telefon. Skulle vi ikke oppnå kontakt, følger vi opp med SMS og e-post. Målet er å komme i kontakt med medlemmet for å avklare årsaken til den utestående betalingen og finne en effektiv løsning. I mange tilfeller skyldes manglende betaling at medlemmene har endret e-postadresse eller telefonnummer uten å oppdatere denne informasjonen i systemet, noe som kan føre til at fakturaer og purringer ikke når frem. Andre ganger kan medlemmer oppleve økonomiske utfordringer og være usikre på hvem de skal kontakte for å finne en løsning, eller de kan ha tekniske vanskeligheter med selve betalingsprosessen.

Ved å ta direkte kontakt kan vi avklare situasjonen og sammen finne en løsning. Dette kan innebære oppdatering av kontaktinformasjon, veiledning i betalingsprosessen, etablering av en nedbetalingsplan eller bistand med å søke økonomisk støtte.

Andre årsaker kan være:

• Medlemmet har meldt overgang til en annen klubb eller sluttet:
  
  Mange medlemmer som melder overgang til en annen klubb eller har gitt muntlig beskjed om at de slutter tror at utmeldingen skjer automatisk og dermed lar være å melde seg ut via medlemssystem eller sende en skriftlig henvendelse til klubben. Det fører til at mange lar være å betale fakturaene som blir sendt i etterkant. Ved å ringe disse medlemmene, kan vi hjelpe de med å melde seg ut og rydde opp i både medlemslisten og de utestående fakturaer.
  

• Forskjell mellom medlemskap i klubb og deltagelse i idretten.
  
  Vi opplever at mange medlemmer eller deres foresatte (tror) at deres medlemskap blir automatisk avsluttet når de avslutter sin deltagelse i idretten, når medlemskap i klubb og deltagelse i idretten er i seg selv to ulike medlemskap. De mottar ikke treningsavgift, men fortsetter å få medlemskontingenter en gang i året inntil medlemskapet deres i klubben også blir avsluttet. Ved å oppnå telefonisk kontakt med disse eller følge opp pr e-post, sørger vi for å rydde opp i medlemslisten og de utestående fordringer og avslutte medlemskapet til disse medlemmene slik at klubben får mer oversiktlig medlemsliste og mindre ubetalte fakturaer.
  

• Økonomiske utfordringer
  
  Ved å oppnå kontakt med medlemmene, kan vi få oversikt over hvilke medlemmer har økonomiske utfordringer og dermed hjelpe de med betalingen av deres medlemskap og treningsavgifter. Vi kan holde en jevn kommunikasjon og sørge for at de får den nødvendige støtten av oss som representanter av klubben, eller får en nedbetalingsplan.